Dieses Glossar erklärt die Begriffe, die rund um Notare & Notariatskanzleien immer wieder auftauchen. Jeder Eintrag beginnt mit einer Definition in ein bis zwei Sätzen und nennt danach, worauf sie sich stützt.
Notare werden als unabhängige Träger eines öffentlichen Amtes für die Beurkundung von Rechtsvorgängen und andere Aufgaben der vorsorgenden Rechtspflege bestellt. Sie sind damit weder Behörde noch gewöhnliche freiberuflich Tätige, sondern ein eigenständiger, öffentlich-rechtlich geprägter Beruf.
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Ein Notar vertritt keine der beteiligten Parteien, sondern betreut alle Beteiligten unabhängig und unparteiisch. Er muss seine Amtstätigkeit versagen, wenn damit erkennbar unerlaubte oder unredliche Zwecke verfolgt werden sollen.
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Bei mehreren geeigneten Bewerbern richtet sich die Auswahl nach persönlicher und fachlicher Eignung, gemessen an der juristischen Staatsprüfung und den Leistungen während der Notarausbildung. Bei Anwaltsnotaren fließen die notarielle Fachprüfung zu 60 Prozent und die juristische Staatsprüfung zu 40 Prozent in die Bewertung ein.
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Jedem Notar wird ein bestimmter Ort als Amtssitz zugewiesen, dort muss er seine Geschäftsstelle unterhalten. In größeren Städten kann der Amtssitz auch auf einen Stadtteil oder Amtsgerichtsbezirk beschränkt sein, eine Verlegung ist grundsätzlich nur mit Zustimmung des Notars möglich.
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Die Notarkammer vertritt die Gesamtheit der ihr angehörenden Notare und sorgt dafür, dass sie ihren Beruf pflichtgemäß ausüben. Sie kann durch Satzung Regelungen zu Unabhängigkeit, Vermögensschutz, beruflicher Zusammenarbeit und Fortbildung erlassen und muss Mittel für die Fortbildung von Notaren und ihren Mitarbeitern bereitstellen.
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Ein Notar haftet für Schäden aus vorsätzlicher oder fahrlässiger Verletzung seiner Amtspflichten. Bei einfacher Fahrlässigkeit ist die Haftung bei den meisten Geschäften darauf beschränkt, dass der Geschädigte anderweitig keinen Ersatz erlangen kann, eine unmittelbare Staatshaftung besteht nicht.
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Bei jeder Beurkundung muss der Notar den Willen der Beteiligten erforschen, den Sachverhalt klären und die Beteiligten über die rechtliche Tragweite des Geschäfts belehren, um Irrtümer zu vermeiden und unerfahrene Beteiligte zu schützen. Bestehen Zweifel an der Wirksamkeit des Geschäfts, sind diese mit den Beteiligten zu erörtern.
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Bei Verbraucherverträgen muss der Notar sicherstellen, dass der Verbraucher ausreichend Zeit zur Vorbereitung erhält und persönlich erklärt. Der beabsichtigte Vertragstext soll dem Verbraucher im Regelfall bereits zwei Wochen vor dem Beurkundungstermin vorliegen.
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Der Inhalt der Beurkundungsniederschrift muss den Beteiligten in Gegenwart des Notars vorgelesen, von ihnen genehmigt und eigenhändig unterschrieben werden. Die Unterschrift der Beteiligten begründet die gesetzliche Vermutung, dass Verlesung und Genehmigung tatsächlich stattgefunden haben.
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Bestimmte Willenserklärungen können über das von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem beurkundet werden, soweit ein Gesetz das für die jeweilige Beurkundungsart ausdrücklich zulässt. Der Notar muss die Videobeurkundung ablehnen, wenn er dadurch seine Amtspflichten nicht erfüllen kann, etwa bei Zweifeln an Identität oder Geschäftsfähigkeit eines Beteiligten.
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Ein Vertrag, durch den sich eine Seite verpflichtet, das Eigentum an einem Grundstück zu übertragen oder zu erwerben, bedarf zwingend der notariellen Beurkundung. Ein ohne diese Form geschlossener Vertrag wird nachträglich gültig, sobald Auflassung und Grundbucheintragung tatsächlich erfolgen.
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Die Auflassung ist die zur Eigentumsübertragung an einem Grundstück erforderliche Einigung zwischen Veräußerer und Erwerber, die bei gleichzeitiger Anwesenheit beider Seiten vor einer zuständigen Stelle, in der Praxis vor einem Notar, erklärt werden muss. Eine unter einer Bedingung oder Zeitbestimmung erklärte Auflassung ist unwirksam.
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Zur Übertragung des Eigentums an einem Grundstück oder zur Belastung mit einem Recht sind sowohl die Einigung der Beteiligten über die Rechtsänderung als auch deren Eintragung in das Grundbuch erforderlich. Vor der Eintragung bindet die Einigung nur, wenn sie notariell beurkundet oder vor dem Grundbuchamt erklärt wurde.
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Eine Grundschuld belastet ein Grundstück so, dass an die begünstigte Person eine bestimmte Geldsumme aus dem Grundstück zu zahlen ist, gegebenenfalls zuzüglich Zinsen und weiterer Nebenleistungen. Sie ist das in der Praxis übliche Sicherungsmittel für Immobilienfinanzierungen und wird notariell bestellt sowie im Grundbuch eingetragen.
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Eine Eintragung im Grundbuch soll nur vorgenommen werden, wenn die Eintragungsbewilligung und die sonstigen dafür erforderlichen Erklärungen durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden nachgewiesen werden. Eine formlose oder nur privatschriftliche Erklärung genügt dafür nicht.
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Ein öffentliches Testament wird errichtet, indem der Erblasser dem Notar seinen letzten Willen mündlich erklärt oder ihm eine Schrift mit der Erklärung übergibt, dass sie seinen letzten Willen enthalte. Die Schrift kann offen oder verschlossen übergeben werden und muss nicht eigenhändig verfasst sein.
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Ein Testament kann in ordentlicher Form entweder zur Niederschrift eines Notars errichtet werden oder durch eine eigenhändig geschriebene und unterschriebene Erklärung des Erblassers. Neben diesen beiden ordentlichen Formen kennt das Gesetz nur eng begrenzte außerordentliche Nottestamente für besondere Ausnahmesituationen.
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Ein Erbvertrag kann nur zur Niederschrift eines Notars und nur bei gleichzeitiger Anwesenheit beider Vertragsparteien geschlossen werden. Verbinden Ehegatten oder Verlobte einen Erbvertrag mit einem Ehevertrag in derselben Urkunde, genügt ausnahmsweise die für den Ehevertrag vorgeschriebene Form.
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In einem Ehevertrag können Eheleute ihre güterrechtlichen Verhältnisse regeln, den gesetzlichen Güterstand ändern oder aufheben und Vereinbarungen zum Versorgungsausgleich treffen. Güterrechtliche Regelungen in einem Ehevertrag bedürfen zwingend der notariellen Beurkundung.
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Der Gesellschaftsvertrag einer GmbH bedarf notarieller Form und muss von sämtlichen Gesellschaftern unterzeichnet werden. Bei höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer ist eine vereinfachte Gründung mittels gesetzlichem Musterprotokoll möglich, das keine abweichenden Bestimmungen zulässt.
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Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister sind elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen, auch mittels notarieller Videokommunikation. Vollmachten für eine solche Anmeldung benötigen dieselbe Form wie die Anmeldung selbst.
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Lässt sich der Geschäftswert einer vermögensrechtlichen Angelegenheit nicht aus dem Gesetz oder anderweitig feststellen, wird er nach billigem Ermessen bestimmt. Fehlen genügende Anhaltspunkte für eine Bestimmung, ist von einem Geschäftswert von 5.000 Euro auszugehen, bei nichtvermögensrechtlichen Angelegenheiten liegt die Obergrenze bei 1 Million Euro.
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Der Geschäftswert bei der Beurkundung von Verträgen bestimmt sich nach dem Wert des Rechtsverhältnisses, das Gegenstand der Beurkundung ist. Bei Verträgen mit Leistungsaustausch, etwa einem Grundstückskaufvertrag, ist nur der Wert der Leistung einer Seite maßgeblich, bei unterschiedlichem Wert der höhere.
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Der Geschäftswert für das Verfahren zur Erlangung eines Erbscheins, eines Europäischen Nachlasszeugnisses oder eines Testamentsvollstreckerzeugnisses ist der Wert des Nachlasses zum Zeitpunkt des Erbfalls. Von diesem Wert hängt die Höhe der Gebühren für Notar und Nachlassgericht ab.
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